SỨC MẠNH CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ KHI DOANH NGHIỆP ĐỔI MỚI

Bạn đang chuẩn bị đưa ra quy tắc nghỉ phép mới, áp dụng cho toàn nhân viên của mình? Bạn mong muốn xây dựng văn hóa ứng xử chưa từng có trong tiền lệ? Mọi thay đổi trong doanh nghiệp của bạn, đều có nguy cơ nhận lại làn sóng phản đối. Hoặc thậm chí tệ hơn, là không ai đoái hoài đến sự thay đổi.

Đây là lúc truyền thông nội bộ thực hiện sứ mệnh của mình!

Mọi thay đổi của doanh nghiệp cần gắn với truyền thông nội bộ

Theo nghiên cứu, 66% kế hoạch thay đổi của doanh nghiệp không đạt được những kết quả như mong muốn. 72% đến từ sự thiếu bài bản trong quá trình truyền thông nội bộ về sự thay đổi. Các chuyên gia khẳng định, kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của quá trình doanh nghiệp thay đổi.

TS. Phan Tất Thứ, Chủ tịch tổ hợp KNV Group, Đồng sáng lập Elite PR School khẳng định 8 bước sau đây sẽ giúp bạn quản lý truyền thông nội bộ trong suốt quá trình thay đổi:

Bước 1: Xây dựng quan niệm đúng đắn về sự thay đổi

Điều quan trọng đầu tiên là sử dụng truyền thông nội bộ để xây dựng quan điểm đúng đắn về việc thay đổi cho toàn bộ nhân viên các cấp. Nhân viên nên nhìn nhận sự thay đổi là nhiệm vụ tất yếu cần thực hiện khi thời cơ đến, chứ không phải là sự lựa chọn “có” hoặc “không”. Mặt khác, cũng cần hiểu rõ thay đổi là một quá trình khó khăn và luôn tồn tại những rủi ro.

Bước 2: Truyền thông về tính khẩn cấp của việc thay đổi

Bước tiếp theo, theo ông Thứ, là bước mang tính sống còn, đó là phải làm cho nhân viên nhận thấy nhu cầu cấp thiết cần phải thay đổi và sự nguy hại nếu như không thay đổi.
Để tạo nên tính khẩn cấp, nội dung truyền thông cần bắt nguồn từ lợi ích của nhân viên chứ không phải từ tham vọng của lãnh đạo. Hơn nữa, tính khẩn cấp sẽ càng được đẩy lên cao nếu như được minh chứng từ những trường hợp rõ ràng và bằng những hành động cụ thể. Ví dụ, vì không thay đổi, nhân viên A làm mất hợp đồng quan trọng, và bị đuổi việc.

Bước 3: Xây dựng đội ngũ lãnh đạo sự thay đổi

Lãnh đạo sự thay đổi nên là quản lý cấp trung hoặc những người đã có thành tích nổi bật trong quá trình thay đổi trước đó. Như vậy sẽ tạo nên tính lan tỏa và thu hút được đông đảo lực lượng nhân viên tham gia. Quá trình xây dựng đội ngũ lãnh đạo này không cần quá nhiều nỗ lực truyền thông nội bộ. Điều quan trọng ở giai đoạn này là sự thuyết phục mang tính riêng lẻ.

Bước 4: Xây dựng tầm nhìn, viễn cảnh về sự thay đổi

Đây là lúc đội ngũ lãnh đạo cần bàn bạc, làm rõ tầm nhìn, viễn cảnh về sự thay đổi. Bức tranh về tương lai của sự thay đổi phải cụ thể, rõ ràng. Đặc biệt, bao gồm những mục tiêu có thể đạt được. Bức tranh ấy cần có triển vọng và sức hấp dẫn. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy hào hứng và có động lực thực hiện. Ngoài ra, tầm nhìn về sự thay đổi cần ngắn gọn, dễ hiểu để tiếp cận mọi đối tượng nhân viên.

Bước 5: Truyền thông về tầm nhìn cho các cấp nhân viên

Đối tượng cần đặc biệt chú ý trong bước này là lãnh đạo tầm trung. Đây là đối tượng thường chống đối với sự thay đổi vì họ phải chịu áp lực từ nhiều phía. Vì vậy, truyền thông nội bộ cần tập trung vào động lực và những điều tốt đẹp. Đồng thời, không nên đi vào những nội dung quá chi tiết.

Bước 6: Truyền thông về những thành công bước đầu

Giai đoạn bắt đầu sự thay đổi thường gặp nhiều thất bại và ít thành công. Vì vậy, việc truyền thông phải tập trung vào việc ca ngợi những thành tích ngắn hạn. Việc này tạo nên động lực lớn để họ và những nhân viên khác tiếp tục cố gắng. Mặt khác, việc ca ngợi thành tích ngắn hạn cần có giới hạn nhất định. Đặc biệt hạn chết tình trạng chủ quan trong nhân viên hoặc “ngủ quên trong chiến thắng”.

Bước 7: Kế hoạch thay đổi bền vững

Sau khi đã đạt được những thành tích ngắn hạn, chiến dịch truyền thông nội bộ lúc này cần tập trung vào kế hoạch thay đổi bền vững. Đây thường là giai đoạn mà tinh thần, nhiệt huyết của nhân viên đang được đẩy cao. Đội truyền thông nội bộ cần nhanh chóng “nhân bản” những thành tích ngắn hạn, tạo nên những giá trị cốt lõi mang tính bền vững của sự thay đổi.

Bước 8: Đưa sự thay đổi vào văn hóa doanh nghiệp

Đến bước này, truyền thông nội bộ cần đưa những thành tựu đạt được vào văn hóa doanh nghiệp. Quan trọng hơn, đây cũng là lúc xây dựng thể chế, các chính sách cụ thể về sự thay đổi. Ví dụ, nếu như thay đổi thành công, nhân viên sẽ được hưởng những quyền lợi cụ thể.

Hiện thực hóa các kế hoạch truyền thông nội bộ tại khóa học XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP & HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ của Elite PR School

Đăng ký nhanh: http://bit.ly/EPS_dangkyhoc_2019

Hotline: 084 243 3663 (Ms. Giang)

%d bloggers like this: