TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO: Dễ mà khó.

Dễ là vì chẳng có trò vè gì mà bày vẽ. Rất tiêu chuẩn, rất quy tắc, không cần sân khấu phức tạp, hoành tráng, không cần kỹ xảo ánh sáng, visual, hay các trò phù thuỷ sân khấu tốn kém. Nhưng chính bởi vì nó chẳng-có-gì-mà-bày-vẽ nên rất là khó làm cho hay. Tất cả phụ thuộc vào nội dung – content is everything.

NỘI DUNG

Bạn đến dự hội nghị, xong rồi ra về chỉ lưu dấu lại mấy cái ảnh check-in, hỉ hả cho vô name card holder vài cái danh thiếp của mấy người mới quen, và cố vắt óc ra xem các diễn giả hôm nay nói gì có giá trị cho mình. Có vài câu nói thú vị, vài ý làm mình thấy đụng chạm cảm xúc, nhưng rồi ước giá như các diễn giả đừng khoe công ty mình quá, đừng cố bán hàng nhiều quá, hay đừng đọc vanh vách những thứ có sẵn trong tài liệu hội thảo. Tệ hơn nữa là bạn chẳng cảm thấy gì, trống rỗng. Đó là cảm xúc của người tham dự, cũng như bạn thôi, nếu họ phải tham dự một hội nghị nhạt.

Bởi vậy nên nội dung là vua.

Tôi đã từng tham dự rất nhiều hội thảo, hội nghị, mà mỗi diễn giả là một góc riêng, thích nói gì thì nói, chẳng cần liên quan nhiều đến chủ đề chính, và càng chẳng cần liên quan đến các diễn giả khác. Đó là bởi nhà tổ chức chỉ quan tâm đến danh tiếng của diễn giả, có được họ tham gia là tốt rồi. Hoặc có lúc tập trung giải quyết quyền lợi nhà tài trợ là chính, nên cài đủ thứ tham luận chẳng liên quan gì đến mục tiêu.

Sợ nhất là loại hội nghị được đặt hàng mỗi người nói 10 phút, xếp thứ tự diễn giả từ chức to đến chức nhỏ (chức nhỏ quá hoặc vô danh thì thôi, khỏi nói). Kiểu hội thảo vậy cũ rồi, nội dung dàn trải, nhiều mà nông, chẳng đi sâu được vào vấn đề gì cả.

Làm hội nghị, hội thảo, đầu tiên phải biết chọn chủ đề gì cho hấp dẫn, và cần thiết cho người nghe. Ai là người nghe và họ muốn nghe gì? Chủ đề ấy nên phát triển thành bao nhiêu đề tài, ai là người nói về vấn đề ấy phù hợp nhất? Có phương án backup không? Nội dung đó nên được thể hiện dưới dạng tham luận (speech), hay thảo luận mở (panel discussion), hay trò chuyện (fireside chat), hay tranh luận (debate), hay chỉ cần là một bài viết trong kỷ yếu?

Còn nữa, các hợp phần nội dung này nên sắp xếp theo thứ tự nào? Ai nói trước, ai nói sau, theo một mục đích rất có chủ đích của nhà tổ chức. Tham luận nào, hay thảo luận nào nên đưa vào phiên họp toàn thể, cái nài nên để trong phiên thảo luận nhóm, thậm chí cái nào nên nói trong giờ nghỉ, hoặc trong lúc ăn trưa. Tất cả đều được thiết kế có chủ đích và phục vụ cho mục tiêu của nhà tổ chức.

Buồn cười là nhiều hội thảo không bàn tính nội dung với các diễn giả, nên các bài nói chẳng có logic gì cả, cái quan trọng và đột phá có khi nói sau giờ giải lao, khán giả về mất quá nửa rồi. Nhưng cũng có khi bài chốt lại nhạt hoặc buồn quá, không có lửa, khiến hội thảo hụt hẫng, khán giả không có ấn tượng mạnh mẽ.

DẪN DẮT

Đa phần, các cuộc hội nghị đều thuê MC chuyên nghiệp. Có lẽ vì họ đẹp và nói năng lưu loát. Nhưng khốn nỗi là họ chỉ bám theo kịch bản viết sẵn (MC script), chẳng có kết nối gì với diễn giả. Cho nên họ nói như một cái máy, lần lượt, thứ tự, đúng chuẩn nhưng không biết tung hứng, không thể uyển chuyển dẫn dắt chương trình theo nội dung được trình bày, hay cảm xúc của khán giả.

Tôi thích người dẫn dắt chương trình (host) là dân chuyên nghiệp trong lĩnh vực của hội thảo. Nếu là người thiết kế nội dung và quen biết (hoặc có kết nối) với các diễn giả là hay nhất. Bởi trong lúc liên hệ, trao đổi nội dung, thu thập thông tin, người đó sẽ có rất nhiều cách để làm cho chương trình sống động, lịch lãm nhưng nhẹ nhàng, uyển chuyển, xoá bỏ khoảng cách giữa người nói và người nghe. Có thể ngoại hình không xuất sắc, nói năng còn vấp váp, hoặc ngôn từ không thể bóng bẩy, nhưng các MC “vườn” này là những chủ nhà thật sự, dẫn dắt khách của mình qua các nội dung nhiều khi khô không khốc.

Trong các sự kiện VSMCamp và CSMOSummit, tôi thường đảm nhận nhiệm vụ này, hoặc giao cho một trong các cộng sự cùng làm nội dung. MC script vì thế nhiều khi chỉ cần những cái gạch đầu dòng, để nhớ.

ĐIỀU PHỐI THẢO LUẬN

Đây là phần “xương” nhất. Người điều phối thảo luận (moderator) không phải MC, càng không phải người đọc câu hỏi trong kịch bản viết sẵn và chỉ định người đặt câu hỏi trong khán phòng.

Moderator phải là dân “pro”, nghĩa là người trong nghề liên quan, thậm chí là người hiểu rất sâu, vấn đề được đem ra thảo luận.

Panel Discussion – thảo luận mở có hay hay không là nhờ moderator. Dù cho bạn mời được diễn giả cực oách, nhưng moderator buồn tẻ, không có khả năng nắm bắt những ý tứ hay ho bật ra từ diễn giả, hoặc nói nhiều hơn cả panelist, hoặc đặt câu hỏi quá tầm thường, không giúp ích gì cho người nghe… thì cuộc thảo luận sẽ thất bại.

Có lần, tôi chứng kiến anh Tài (Thế giới Di động) mắng bạn moderator nên nói ít thôi, để diễn giả nói mới đúng. Bạn biết nhiều là để đặt câu hỏi cho hay, không phải bạn tranh phần nói của diễn giả.

Nhưng, tệ nhất vẫn là cảnh moderator lần lượt đọc câu hỏi như cái máy. Diễn giả đang đưa ra một vấn đề nóng, song moderator lại nhảy sang câu hỏi khác, cho diễn giả khác, làm người nghe tụt hứng.

TỔ CHỨC

Ở trên, tôi nói, việc tổ chức hội nghị, hội thảo dễ, không có trò vè gì, ấy là tôi nói về những người nắm được quy chuẩn, chuẩn mực thôi. Mà tiêu chuẩn lại mỗi ngày một hoàn thiện hơn, cao hơn. Công việc tổ chức một hội nghị bao gồm 5 bước: (i) Lên kế hoạch (planning); (ii) Truyền thông, tiếp thị (marketing & communication); (iii) Sản xuất (production); (iv) Hậu cần (logistics); (v) Điều phối sự kiện (execution); và (vi) Hậu sự kiện (post-event).

(i) Panning: Phần lập kế hoạch đương nhiên tập trung nhiều vào xây dựng nội dung. Cái này nói ở trên rồi. Nhưng bên cạnh đó còn nhiều vấn đề khác, như địa điểm tổ chức, quy mô, đối tượng tham gia, các hoạt động bên lề, các sự kiện kèm theo (như tiệc tùng, ăn trưa, gala, triển lãm, tham quan, học hỏi,…).

Nếu chương trình có bán vé hoặc mời tham gia công cộng thì kế hoạch phải bao gồm cả marketing và vận hành hệ thống ticketing.

(ii) Marketing & Communication: Cái này cực quan trọng, nếu không thì chẳng ma nào đến dự, cho dù là free. Nhiều hội thảo, nhất là hội thảo do cơ quan quản lý nhà nước chủ trì, thường là khách tham dự bị đặt chỉ tiêu mà đến, chứ không phải vì nội dung. Marketing và truyền thông là để hội thảo đến đúng đối tượng, giới thiệu được cho họ có gì hay, và vì sao cần thiết tham dự.

Nhiều hội thảo, mời rất nhiều báo chí, nhưng hầu như sau đó thấy bài nào cũng như bài nào, chép gần như nguyên vẹn theo thông cáo báo chí. Ấy là vì các nhà báo thực ra chẳng biết hoặc chẳng quan tâm mấy đến nội dung các diễn giả nói gì. Họ đến lấy tài liệu đầu giờ, chăm thì phỏng vấn vài người họ quen mặt, thế là tốt lắm rồi. Công chúng, nhất là các tầng lớp lãnh đạo, rút cục không nhận được giá trị gì từ các diễn đàn này. Ấy là bởi vì người làm truyền thông không nắm được nội dung của các tham luận, thảo luận, không bóc ra được những gì hay từ đó, và không chuyển tải được tới báo chí hay mạng xã hội. Nhiều khi, review của người tham dự sự kiện trên Facebook còn hay hơn.

(iii) Production: bao gồm tất cả cá loại thiết kế, từ sân khấu, backdrop, trang trí, đến tài liệu truyền thông,… rồi sản xuất tất cả những thứ đó. Ngoài ra còn dàn dựng, lắp đặt trang thiết bị, chạy thử các nội dung hội thảo.

Càng planning kỹ thì production càng nhàn. Có loại hội nghị chỉ làm nửa ngày, trong một không gian, nhưng cũng có loại phức tạp, làm ở nhiều không gian, kéo dài nhiều ngày, đa dạng hoạt động, như VSMCamp chẳng hạn. Phần này, tuỳ cơm gắp mắm, bạn có nhiều tiền thì đầu tư nhiều, mà ít tiền thì làm như Lunch & Learn của CSMO cũng được.

Ngay từ năm đầu, VSMCamp & CSMOSummit đã đặt ra yêu cầu sử dụng công nghệ để thay thế khâu đăng ký, mua vé, thanh toán, xác nhận, cập nhật thông tin, check-in, tham gia, theo dõi agenda, tải tài liệu, trao đổi với diễn giả, networking,… tóm lại là paperless (không dùng giấy), cho nên bây giờ đó là một phần không thể thiếu. Hệ thống công nghệ mà đối tác của chúng tôi sử dụng, qua 8 năm vừa làm vừa nâng cấp, đã gọi là trôi chảy, đều phải được phát triển dựa trên các nhận thức và tiên đoán về trải nghiệm của người dùng.

Ngoài ra, còn nhiều công nghệ khác nữa, cũng quan trọng, như là đường truyền internet, livestreaming, teleconferencing, virtual meeting, v.v… tuỳ theo nhu cầu của hội nghị.

(iv) Logistics: Nếu sự kiện phức tạp thì đương nhiên hậu cần phức tạp rồi. Nhưng chỉ cần nhớ rằng trải nghiệm của người tham gia (speakers, panelists, nhà tài trợ và nhất là khách mời tham dự) là quan trọng. Cứ thế mà tính xem mình phải làm gì. Cái này không nói hay được. Nhiều khi chu đáo lắm mà rồi vẫn sơ xuất, vẫn có chuyện bực mình.

Trải nghiệm của khách bao gồm từ trước sự kiện, trong thời gian diễn ra sự kiện, và sau sự kiện. Vé máy bay, đi lại, đưa đón, ăn ở, ngủ nghỉ, dịch thuật, coffee break, nước uống,… và ảnh đẹp để đăng Facebook. Cũng đừng quên trải nghiệm check-in, cung cấp tài liệu, kết nối, networking… Nhiều thứ phết.

(v) Execution: Kép chính trong các “show diễn” hội nghị, hội thảo là các diễn giả, host, moderator, facilitator… nhưng đừng tưởng bộ máy chạy sự kiện là nhàn. Các “diễn viên” này thường không rehearsal (chạy thử, tổng duyệt), họ lại bận bịu và thường gửi tài liệu vào phút chót, cho nên rủi ro hay xảy ra. Trong sự kiện Ad Asia năm 2013 ở Trung tâm Hội nghị Quốc gia, một speaker nổi tiếng từ Google đã phải chết trân trên sân khấu 15 phút vì file của anh ấy làm bằng Keynote (Mac) mà nhóm chạy sự kiện không biết, không chạy thử, và bị sai tèm lem.

Các diễn giả cũng rất kém trong khoản kiểm soát thời gian, nhất là khi họ đang nhiệt tình chia sẻ. Kiểm soát thời gian, ra vào nhịp nhàng, không trục trặc kỹ thuật, là nhờ sự phối hợp nhuần nhuyễn và ăn ý của êkip backstage (hậu trường) và host. Cái khó là bạn phải chủ động vận hành, đưa diễn giả vào bài mà không hy sinh trải nghiệm của ông ấy/bà ấy.

(vi) Post-event: Phần nhiều, làm xong sự kiện là chúng ta thở phào, buông tay nghỉ ngơi. Chết đấy. Bây giờ mới là lúc phải follow-up, nghĩa là bám theo cảm xúc và mong đợi của các bên liên quan. Các báo cáo kết quả, hình ảnh hội nghị, phản hồi của khách tham dự,… là những điều rất cần quan tâm và cập nhật cho diễn giả. Rồi cảm ơn, kết nối và giữ quan hệ cho các lầm sau.

Hãy giữ đúng các cam kết với khách tham dự. Tài liệu, thông tin, quà tặng, và nhất là cảm xúc của họ cần được hâm nóng càng lâu càng tốt. Bạn muốn mọi người tiếp tục bàn tán, bình luận về những điều họ thu nhặt được từ hội nghị, có phải không?

Truyền thông hậu sự kiện là quan trọng. Phần trên tôi đã nói rồi, sau hội nghị, phải đẩy lên báo chí, mạng xã hội và các báo cáo chính thức những nội dung đáng chú ý khai thác được từ các diễn giả. Nếu không thì cuộc đời chẳng học được gì từ các hội thảo, hội nghị này đâu.

Sau VSMCamp & CSMOSummit, chúng tôi còn làm sách, tổng kết và ghi lại những nội dung được các diễn giả chia sẻ, đóng góp. Đó là phần giá trị nhất của hoạt động sau sự kiện.

TÓM LẠI

Thật ra thì với hội nghị, hội thảo, bạn muốn làm thế nào cũng được thôi, vì có khi cái hội nghị đấy kiểu gì cũng có người tham dự. Nhưng làm cho nó hay, giá trị, và hấp dẫn thì không đơn giản lắm.

Bài viết của thầy Lê Quốc Vinh, Chủ tịch Tập đoàn Truyền thông Lê, Co-founder Elite PR School.